Перший найманий працівник: день, коли ФОП стає роботодавцем
Бізнес виріс, рук не вистачає, ви знайшли людину — вітаємо. А тепер факт, який змінює все: з першим працівником ФОП перестає бути «сам собі підприємцем» і стає роботодавцем. Це інший рівень відповідальності, інша звітність і зовсім інші штрафи. Розповідаємо, що вас чекає — без залякування, але з цифрами.
До першого робочого дня, а не після
Найважливіше правило, порушення якого коштує найдорожче: повідомлення про прийняття працівника подається до податкової до допуску людини до роботи. Не «оформимо в кінці місяця», не «нехай попрацює тиждень, подивимось». День, коли людина вперше вийшла на роботу без поданого повідомлення, — це вже порушення.
Штраф за неоформленого працівника — 10 мінімальних зарплат за кожного, у 2026 році це 86 470 грн. За одну людину. Для порівняння: професійне оформлення працівника коштує кілька сотень гривень. Різниця у двісті разів.
Скільки насправді коштує працівник
Домовилися про мінімалку — 8 647 грн? Порахуймо, скільки це для вас насправді:
- зарплата працівника «брудними» — 8 647,00 грн;
- ЄСВ 22% — це поверх зарплати, з вашої кишені — 1 902,34 грн;
- з зарплати утримуються ПДФО 18% та військовий збір 5% — працівник отримає на руки близько 6 658 грн.
Разом ваші витрати — 10 549,34 грн на місяць за одного працівника на мінімалці. Ці цифри треба знати до співбесіди, а не після: «на руки» і «вартість для роботодавця» відрізняються майже на чотири тисячі, і непорозуміння з цього приводу псують стосунки з людьми швидше за будь-що інше.
Щомісяця і щокварталу, без вихідних
З працівником у вашому житті з'являється регулярність, якої не було: щомісячне нарахування зарплати з усіма утриманнями, сплата податків у строк, а з 2026 року — знову щоквартальна звітність із ПДФО, військового збору та ЄСВ, причому форм тепер дві, і для підприємців у них окремі додатки з позначкою «ФІЗ».
Далі життя додає деталей: працівник захворів — розрахунок лікарняних за стажем і середньою зарплатою. Пішов у відпустку — відпускні за своєю формулою. Звільнився п'ятнадцятого числа — розрахунок при звільненні день у день, бо затримка розрахунку — окремий штраф. Кожна з цих операцій має свої правила, і «порахую приблизно» тут не працює: за кожною цифрою — податки, а за податками — перевірки.
Висновок простий
Один працівник — це вже повноцінна зарплатна бухгалтерія: кадрові документи, щомісячні розрахунки, квартальна звітність, лікарняні та відпускні. Робити це самому — означає щомісяця ризикувати сумами, поруч із якими вартість бухгалтерського супроводу губиться.
Ми беремо зарплатну ділянку повністю: оформлення з повідомленням, щомісячні нарахування, всі звіти, розрахунки при звільненні. Ви керуєте людьми — ми рахуємо їхні зарплати правильно.