Бухгалтерія кафе: що ховається за красивою вітриною

Кафе відкривають люди, які люблять гостей, кухню й атмосферу. А потім з'ясовується, що третина часу власника йде не на меню і не на сервіс, а на папери: каса, зарплати, постачальники, списання, звіти. Розповідаємо, де в громадському харчуванні заховані найдорожчі помилки — і чому це той бізнес, де бухгалтера варто мати з першого дня.

Персонал: найжвавіша ділянка обліку

Кухарі, офіціанти, бариста — у закладах харчування плинність персоналу одна з найвищих серед усіх галузей. Кожен прийом і кожне звільнення — це документи, повідомлення податковій до допуску людини до роботи, розрахунок при звільненні. Хтось захворів — лікарняні. Сезон відпусток — відпускні. Працівник пішов посеред місяця — перерахунок.

Тепер додайте, що з 2026 року звітність із ПДФО, військового збору та ЄСВ знову щоквартальна, і форм тепер дві замість однієї. Пропустили квартал — штраф. Порахували відпускні «приблизно» — недоплата податків, яка випливе під час перевірки.

І окремий пункт, про який часто згадують запізно: неоформлений працівник. Штрафи за допуск людини до роботи без оформлення в Україні рахуються в десятках тисяч гривень за кожного — одна перевірка може коштувати як пів року роботи закладу.

Каса і алкоголь

ПРРО в кафе обов'язковий: кожне капучино — фіскальний чек. Продаж без чека — штраф 100% вартості за перший випадок і 150% за кожен наступний.

Якщо в меню є вино чи пиво — потрібна ліцензія на роздрібну торгівлю алкоголем: 12 970,50 грн на рік, платіж щоквартально, і спершу оплата — потім заява. А з 1 листопада 2026 року весь алкоголь у закладі має працювати через систему еАкциз з електронними марками. Барна карта без бухгалтерського супроводу перетворюється на джерело ризиків, а не прибутку.

Продукти, які «тануть»

Кухня — це постійні закупівлі, залишки, списання. Продукти псуються, страви повертаються, інгредієнти йдуть не за рецептурою. Якщо це ніде коректно не зафіксовано, у обліку з'являються діри: на папері продуктів більше, ніж на кухні, або навпаки. Під час перевірки такі розбіжності виглядають як приховані продажі — з відповідними наслідками.

Що відбувається, коли власник веде облік сам

Сценарій, який ми бачили десятки разів. Перші місяці все тримається на ентузіазмі. Потім заклад розкручується, з'являються люди, обороти, постачальники — і облік починає відставати. Папери збираються в коробку «розберу у вихідні». Вихідних у власника кафе не буває. Через рік коробка їде до бухгалтера вже не на ведення, а на відновлення обліку — а це у кілька разів дорожче, ніж якби облік вівся з початку.

Робіть заклад — цифри залишіть нам

Ми ведемо облік кафе і закладів харчування: зарплати й кадрові документи, ПРРО, алкогольну ліцензію з її квартальними платежами, підготовку до еАкцизу, звітність. Власник отримує зрозумілу картину: скільки заробили, скільки податків, що і коли сплатити. Без коробки з паперами і без вечорів за деклараціями.